Wer Kennt das nicht:

• Der Inhaber übergibt seinen Betrieb an den Nachfolger, dies erfordert eine Anpassung im Impressum der Unternehmens-Webseite.
• Eine neue im Unternehmen eingesetzte Technik soll dringend auf der Unternehmens-Webseite vorgestellt werden.
• Ein Mitarbeiter ist ausgeschieden, sein Foto soll entfernt und die Kontaktdaten sollen angepasst werden.

Häufig ist es so daß diese Unternehmens-Webseiten mit komplexen Spezialprogrammen erstellt wurden, deren Bedienung wiederum Spezialkenntnisse erfordern. Das Unternehmen ist somit immer von dem Webmaster abhängig, der diese Website erstellt hat. Dieser ist aber nicht immer erreichbar oder die eigentlich geringe Änderung an der Website rechtfertigen nicht seine Stundensätze.

Dieses in vielen kleinen Handwerksbetrieben und Unternehmen anzutreffende Problem kann durch ein Content-Management-System (Redaktionssystem) gelöst werden.

Was ist ein CMS, wie man damit arbeiten kann, was es kostet und wie man mit den Dienstleistern zusammenarbeitet, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Das Prinzip eines Content-Management-Systems

“Statische Websites” bestehen aus sogn. HTML-Dateien in denen Layout, Informationen (meistens Text) und Bilddateien gespeichert sind. Änderungen an den Inhalten und an der Struktur erfordern fast immer die Hilfe eines Webmasters. Diese Vorgehensweise ist aber zeit- und kostenintensiv. Darüber hinaus kann sie nicht immer zum gewünschten Zeitpunkt durchgeführt werden, weil der Webmaster z.B. nicht immer erreichbar ist.

Im Gegensatz dazu können Inhalte und Struktur einer Website über sogn. Content Management Systeme (CMS, Redaktionssysteme) ohne Fachkenntnisse in HTML und CSS verwaltet und gepflegt werden.

Ihr Mitarbeiter oder Redakteur bearbeitet Inhalte in einem Editor der annähernd den Komfort eines Programmes wie MS Word oder MS Excel bietet. Der Vorgang ist mit dem Schreiben eines Textes vergleichbar. Es stehen, jenach CMS, Buttonleisten zum Formatieren des Textes, Einfügen von Links oder Bildern zur Verfügung.Auch die Änderung der Website-Struktur ist mit einem CMS ohne Fachkenntnisse möglich.

Inhalt und Struktur werden bei einem CMS nicht wie bei “statischen Websites” in HTML-Dateien gespeichert sondern in einer Datenbank. Wobei der Inhalt unabhängig vom Seitenlayout (sogn. Template) in der Datenbank gespeichert wird. Das Seitenlayout liegt einer HTML-Datei im Verzeichnis des CMS.

Wird eine Website aufgerufen, wird auf dem Server das Seitenlayout mit dem Inhalt aus der Datenbank gefüllt, an den Browser des Besuchers ausgeliefert und dort angezeigt.

Schritt für Schritt zum eigenen Unternehmens-CMS

Die folgenden Erläuterungen sollen Ihnen einen Überblick darüber geben welche Planungen erforderlich sind bis ein CMS für Ihre Unternehmens-Website eingesetzt werden kann.

1. Bedarfsermittlung

Vor dem ersten Gespräch mit einem Dienstleister (Webdesigner, Internet-Agentur etc.), sollten Sie Ihren Bedarf ermitteln. Halten Sie diesen schriftlich fest. Das erleichtert später das Erstellen eines Pflichtenhefts.

Folgende Überlegungen sollten Sie dabei mit einbeziehen:

• Was möchten Sie mit der Unternehmens-Website für Ihr Unternehmen erreichen?
• Benötigen Sie eine komplett neue Website oder lediglich eine Überarbeitung/Optimierung von Teilbereichen?
• Welchen Aufwand (Zeit, Kosten, Mitarbeitereinsatz) möchten Sie dafür einsetzen?

Klären Sie, ob Sie Inhalte nur aktuallisiert oder ob Sie auch die Website-Struktur über das CMS steuern wollen? Sollen z. B. nicht nur Textänderungen sondern auch neue Navigationspunkte (Rubriken) angelegt werden?

Sie sollten Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe festlegen: Legen Sie möglichst detailliert fest, wer in Ihrem Unternehmen für die Aktualisierung bzw.  Beschaffung der Inhalte und Freigabe verantwortlich sein wird.

2. Konzeptentwicklung

Welche CMS-Lösung für Ihre Anforderungen optimal ist, wird Ihr Dienstleister anhand Ihrer Anforderungen bei einem ersten Gespräch ermitteln.

Dabei sollten Sie auf folgenden Punkte achten:

• Welche Funktionen sind für Ihren Bedarf zwingend erforderlich, was ist “nice-to-have”, aber nicht wirklich notwendig?
• Der Funktionsumfang des CMS sollte dem Zweck angemessen sein. Funktionalitäten die nicht benötigt werden, erhöhen nur den Aufwand für Anpassung, Implementierung, Einarbeitungsaufwand sowie die alltägliche Handhabung des CMS.
• Am besten ist es man wählt ein CMS das Modular aufgebaut ist, so ist gewährleistet das zu einem späteren Zeitpunkt noch Funktionalitäten nachgerüstet werden können.

Sie sollten mit Ihrem Dienstleister sorgfältig zwischen einer so genannten “Open Source-Lösung” und dem Einsatz kommerzieller Software abwiegen:

Für Open-Source-Software, die von lose organisierten Programmierern im Internet gemeinschaftlich entwickelt wird, spricht das keine Lizenzkosten anfallen und das eine große Gemeinschaft (Community) für den Support zur Verfügung steht.

Hersteller kommerzieller Software stellen ihren Support meist gegen ein Entgelt zur Verfügung, der aber auch in den Lizenzkosten enthalten sein kann

Und zu guter letzt vergessen Sie bei Ihren Überlegungen nicht das Layout Ihrer Website. Auf Ihren Webseiten sollte der Besucher Ihr Unternehmen wieder finden, d.h. wenn Sie über ein Firmenlogo, Briefpapier, Visitenkarten oder vieleicht sogar über eine Imagebroschüre verfügen sollte das darauf enthaltenen Design auf der Webseite wieder zu finden sein.

3. Angebot des Dienstleisters

Auf der Basis des von Ihnen erstellten Pflichtenheftes kann der Dienstleister sein Angebot erstellen. Auch wenn die geforderte Lösung für ein CMS zunächst einfach erscheint, ist ein Pflichtenheft eine gute Versicherung das alle Anforderungen berücksichtigt werden.

TIPP: Wenn Ihr Budget es hergibt lassen Sie das Pflichtenheft von Ihrem Dienstleister erstellen, dieser denkt dann schon im Vorfeld mit und spätere Missverständnisse werden vermieden.

4. Produktion (Anpassung und Implementierung)

Das gewählte Content-Management-System wird nach den Vorgaben aus dem Pfichtenheft angepasst und implementiert.

5. Schulung/Einarbeitung

Ist die neue CMS-Lösung implementiert, müssen die Verantwortlichen noch den Umgang mit dem System erlernen; In der Regel ist dafür nicht mehr als ein halber bis ein Tag Schulung erforderlich.

Was kostet ein CMS?

Nachfolgende Kostenblöcke geben grobe Richtwerte, bezogen auf eine kleine bis mittelgroße Kanzlei wieder:

• Honorar für einen Dienstleister (Beratung, Konzeption, Implementierung): Wenn Sie Ihre Website mit einem CMS aufbauen möchten, sind hierfür ca. 900 EUR bis 3.000 EUR Honorarkosten zu kalkulieren, je nachdem, ob die gesamte Website mit einem CMS gepflegt werden soll oder nur Teilbereiche. Auch die Struktur bzw. die Komplexität der vorhandenen Website hat großen Einfluss auf den zu erwartenden Aufwand.
• Lizenzkosten für die CMS-Software: Für kommerzielle Content-Management-Systeme, die den Anforderungen kleiner bis mittlerer Unternehmen genügen, muss mit einmaligen Lizenkosten von  ca. 500 bis 2.500 EUR gerechnet werden. Für Open-Source-CMS fallen keine Lizenzkosten an.
• Support-Kosten: Bei kommerziellen CMS ist ein Basis-Support durch den Hersteller (Hotline, E-Mail) meist im Lizenzpreis enthalten. Für weitergehenden Support, entweder durch den Hersteller oder durch den Dienstleister, sollte ein jährliches Budget von ca. 10 – 30 % der ursprünglichen Honorarkosten kalkuliert werden.Bei Opensource-CMS erfolgt der Support in den Foren der Communities des CMS, dieser ist in der Regel kostenlos. Der Support wird aber auch von Dienstleistern geleistet, die sich auf diese CMS spezialisiert haben. Hier müssen Sie in der Regel mit Stundensätzen von ca. 50 -70 EUR rechnen.
• Hosting-Kosten: Für die Nutzung von Speicherplatz sowie Datenbanken (für das CMS) auf einem Webserver fallen monatliche Kosten an. Diese fallen jedoch kaum ins Gewicht; eine professionelle Hosting-Pauschale mit allen erforderlichen Leistungen (Speicherplatz, Datenbanken, Domain, E-Mail-Adressen) ist bereits für ca. 5,00 Euro im Monat erhältlich. Allerdings sollten Sie einen Hoster wählen der seinen Server optimal auf das gewählte CMS abgestimmt hat, dies vermeidet Probleme im täglichen Betrieb Ihrer Website. Dies ist aber nur mit geringfügigen Mehrkosten verbunden, hier kostet die professionelle Hosting-Pauschale meist nicht mehr als 10,00 – 15,00 EUR pro Monat

Welche Rubriken sollte Ihre Unternehmens-Website haben?

Eine Website hat mindestens eine, meist jedoch zwei bis drei “Navigationsebenen”. Der Begriff weist auf die Hierarchisierung der Seiten hin. Ähnlich wie in einem Dateisystem sollten die einzelnen Seiten in einer einfach nachvollziehbaren Struktur hierarchisch gegliedert sein. Zum Beispiel könnte die Rubrik “Über uns” in der ersten Navigationsebene die Unterrubriken “Partner” oder “Mitarbeiter” haben (zweite Navigationsebene).

Die Festlegung einer verständlichen und nachvollziehbaren Struktur Ihrer Website ist Teil der allgemeinen Website-Konzeption und außerordentlich wichtig für die optimale Benutzerfreundlichkeit (Usability) Ihrer Website.

Orientieren Sie sich bei der Benennung und Anordnung der Navigationselemente an allgemein im Internet gebräuchlichen Standards. Die Begriffe sollten klar beschreiben, was sich “dahinter” verbirgt. Verwenden Sie insgesamt höchstens sechs bis sieben Rubriken in der ersten Navigationsebene.

Folgende Hauptrubriken (1. Navigationsebene) wären für eine Unternehmenwebsite sinnvoll:

• “Aktuelles” mit Neuigkeiten aus dem Unternehmen, Veranstaltungshinweisen, usw.
• “Leistungen”, “Tätigkeitsschwerpunkte”, “Produkte”
• “Über uns”: Unternehmensporträt, Informationen über Inhaber, Partner, Mitarbeiter, möglichst inkl. Fotos,
• “Kontakt” – dort finden sich umfangreiche Kontaktdaten inkl. Kontaktformular, Anfahrtsplan, evtl. mit Link zum Standort in Google Maps o. ä.

Bei Beschränkung auf wenige Schwerpunkte können diese aber auch eigene Navigationselemente der ersten Ebenen bilden,